GDPR- II 2. Vedenie účtovnej agendy

Ekonomická agenda a spracovanie účtovných dokladov
(odberateľ – spotrebiteľ)

Účel spracúvania osobných údajov:
Spracúvanie osobných údajov zákazníka (fyzickej osoby – spotrebiteľa) pre účely:
a) Vystavenie a spracovanie faktúr za zakúpený tovar alebo služby.
b) Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (napr. objednávky, doklady o prijatí platby, dobropisy, zálohové faktúry, potvrdenia o doručení).
c) Prijatie, spracovanie a evidencia platieb za objednaný tovar/služby. Použité platobné metódy: bankový prevod, platba kartou v e-shope cez platobnú bránu (GoPay), platba cez QR kód, platba darčekovou poukážkou.
d) Elektronické doručovanie faktúr na e-mail zákazníka.
e) Evidencia objednávok a ich vybavenie.
f) Daňová a účtovná evidencia v súlade s príslušnými zákonmi.

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:
Zákazník (spotrebiteľ) – fyzická osoba, ktorá:
• uskutočnila objednávku,
• je príjemcom tovaru alebo služby,
• realizuje alebo uskutočnila platbu.

Kategória osobných údajov:
Bežné osobné údaje.

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:
Prevádzkovateľ spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na splnenie jednotlivých účelov, a to v tomto rozsahu:

Základné identifikačné a kontaktné údaje:
• meno, priezvisko, titul,
• fakturačná adresa (bydlisko),
• dodacia adresa (ak sa líši od fakturačnej),
• e-mailová adresa,
• telefónne číslo.

Údaje o platbe (iba ak sú potrebné):
• číslo bankového účtu (pri platbe prevodom alebo QR kódom),
• suma, dátum, čas platby, variabilný symbol,
• spôsob platby (bankový prevod, karta, QR kód, darčeková poukážka).

Údaje v účtovných dokladoch:
• číslo faktúry, popis a množstvo tovaru/služieb, splatnosť, obsah objednávky.

Právny základ spracúvania osobných údajov:
Zákonnosť spracúvania osobných údajov:
Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby (objednávka, platba, doručenie, fakturácia).
Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
• Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:
Sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR (na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov):
• BiznisWeb s. r. o., IČO: 36 332 275, Soblahovská 1116/61, 911 01 Trenčín – poskytovateľ technickej platformy (webhosting a e-shop)
• Websupport s. r. o., IČO: 36 421 928, Karadžičova 7608/12, 821 08 Bratislava – poskytovateľ domény a e-mailových služieb
• SuperFaktura, s.r.o., IČO: 46 655 034, Fraňa Kráľa 986/35, 811 05 Bratislava – poskytovateľ ekonomického softvéru (fakturačný systém)
• GoPay s. r. o., IČO: 26 046 768, Planá 67, 370 01 České Budějovice, Česká republika – poskytovateľ platobnej brány
• Rac Development s. r. o., IČO: 56 692 293, Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava – poskytovateľ systému Goodeshop (technické prepojenie e-shop → fakturácia → doprava)
• SDS - Smart Delivery Service SK, s.r.o., IČO: 45487880, Dunajská 46, 811 08 Bratislava – kuriérska služba zabezpečujúca doručovanie tovaru
• Packeta Slovakia s. r. o., IČO: 48 136 999, Karadžičova 12, 821 08 Bratislava – mestská časť Ružinov – kuriérska a logistická spoločnosť, ktorá zabezpečuje výdajné miesta a doručovanie v rámci elektronického obchodu
• OPTISMART s. r. o., Staré Grunty 26/B, 841 04 Bratislava - mestská časť Karlova Ves, IČO: 48 107 751 – poskytovateľ účtovných služieb.

Samostatní prevádzkovatelia / tretie strany:
• Fio banka, a. s., pobočka zahraničnej banky, Dunajská 1, 811 08 Bratislava – Staré Mesto
IČO: 36 869 376 – realizácia bankového prevodu na základe výberu zákazníka.

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR:
Osobné údaje môžu byť poskytnuté aj orgánom verejnej moci, ktoré majú zákonné oprávnenie na ich spracúvanie, napr. daňové úrady, kontrolné a dozorné orgány, súdy alebo orgány činné v trestnom konaní.

Iný oprávnený subjekt Oprávnené subjekty podľa § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a GDPR zahŕňajú:
• Kontrolné a dozorné orgány: vrátane Úradu na ochranu osobných údajov, ktoré môžu vyžadovať prístup k osobným údajom pre kontrolné a dozorné úlohy.
• Súdy a orgány činné v trestnom konaní: Prístup k údajom na účely vyšetrovania, súdnych konaní a právnych procesov.
• Slovenská obchodná inšpekcia: Kontrola údajov v rámci spotrebiteľskej legislatívy.
• Iné zákonom oprávnené subjekty: Daňové úrady, finančná správa, sociálne a zdravotné poisťovne.

Prenos do tretích krajín:
Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

Prenos do medzinárodných organizácií:
Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

Zverejňovanie osobných údajov:
Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR):
Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:
Osobné údaje budú uchovávané po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi, najmenej po dobu 10 rokov nasledujúcich po účtovnom období, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
Po uplynutí tejto doby budú účtovné a daňové dokumenty a súvisiace osobné údaje zlikvidované alebo anonymizované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ako aj podľa interného registratúrneho poriadku prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ sa zaväzuje dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov, ktoré zahŕňajú:
Spracúvať osobné údaje len v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanoveného účelu, po naplnení účelu údaje bezodkladne vymazať alebo anonymizovať, zabezpečiť správnosť a pravidelnú aktualizáciu spracúvaných údajov, informovať dotknutú osobu o zmene účelu alebo právneho základu spracúvania, chrániť údaje pred neoprávneným prístupom, stratou a zneužitím, nahlásiť závažné bezpečnostné incidenty príslušnému dozornému orgánu, preukazovať súlad so zásadami spracúvania na požiadanie dozorného orgánu.

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:
Prevádzkovateľ uplatňuje primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov, vrátane zabezpečeného HTTPS pripojenia, silných hesiel, aktualizácií systémov, zálohovania údajov, logovania prístupov a obmedzenia oprávnení. Bezpečnostná politika zahŕňa aj opatrenia v oblasti fyzickej, informačnej a personálnej bezpečnosti. Opatrenia sú pravidelne kontrolované a aktualizované.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:
Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutnou podmienkou na uzatvorenie a plnenie zmluvného vzťahu so spotrebiteľom, ako aj na splnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. Neposkytnutie požadovaných údajov znemožní uzatvorenie zmluvy, vybavenie objednávky a riadne plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa.

Informácie o existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.

Zdroj osobných údajov:
Osobné údaje sú získavané najmä priamo od zákazníka (spotrebiteľa) pri objednávke, platbe alebo komunikácii. Niektoré údaje môžu byť poskytnuté aj platobnou bránou, bankou alebo dopravcom. V účtovnej evidencii môžu byť údaje získané z bankových výpisov a daňových dokladov v súlade s platnou legislatívou.

Práva dotknutej osoby:
Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním osobných údajov tieto práva:
Právo na prístup – získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje, a ak áno, získať prístup k týmto údajom.
Právo na opravu – požadovať opravu nepresných alebo doplnenie neúplných osobných údajov.
Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požadovať vymazanie osobných údajov, ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli získané, alebo ak spracúvanie nie je oprávnené z iného dôvodu. Toto právo sa neuplatňuje, ak je spracúvanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti archivácie.
Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých podmienok požiadať o obmedzenie spracúvania (napr. počas overovania presnosti údajov).
Právo na prenosnosť údajov – získať osobné údaje, ktoré dotknutá osoba poskytla Prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi, ak sú spracúvané automatizovane na základe súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) alebo čl. 9 ods. 2 písm. a)) alebo zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
Toto právo sa neuplatňuje pri spracúvaní na základe zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c)) alebo oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f)) GDPR.
Právo podať sťažnosť dozornému orgánu – ak sa dotknutá osoba domnieva, že spracúvanie jej údajov je v rozpore s GDPR.
Dotknutá osoba nemá právo namietať spracúvanie, ak sa osobné údaje spracúvajú na právnom základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej povinnosti.

Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky, prostredníctvom kontaktných údajov prevádzkovateľa uvedených v tomto vyhlásení. Prevádzkovateľ vybaví žiadosť bez zbytočného odkladu, najneskôr do 1 mesiaca od jej doručenia, v súlade s čl. 12 GDPR.